De conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2.012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013, Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, www.liibros.com adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual será aplicada en todo lo que respecta a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general a todas las diferentes actividades que constituyan o puedan llegar a constituir Tratamiento de Datos Personales de acuerdo a la legislación vigente, como desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información.
El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, www.liibros.com acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados
En virtud de lo anterior, dentro del deber legal de www.liibros.com de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos www.liibros.com ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física (tirillas), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.
Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes www.liibros.com ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.
Definiciones
- Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
- Base de datos: conjunto de datos personales.
- Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
- Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
- Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Derechos que tienen frente a la compañía todos los titulares de Datos Personales
Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual www.liibros.comsostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:
- Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a www.liibros.com respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
- Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a www.liibros.com
- Derecho a ser informado por www.liibros.com previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
- Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
- Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que www.liibros.comno ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
- Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con www.liibros.compara lo cual la compañía en ayuda de la Gerencia de Informática y Tecnología, se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.
Casos en los cuales www.liibros.com no requiere autorización para el tratamiento de los datos que tenga en su poder
- Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
- Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
- En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
- Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
A quienes se les puede entregar infromación por parte de www.liibros.com sin necesidad de contar con autorización de los titulares de los Datos
- A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a www.liibros.com
- A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
- A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
- A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a www.liibros.com
Deberes que tiene www.liibros.com respecto a los Titulares de los Datos
www.liibros.com reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:
- La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
- La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de los sitios web de www.liibros.comentre otros.
- La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
- En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
- La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
- La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.
Finalidades en la Captura, Uso y Tratamiento de Datos Personales
www.liibros.com en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
- Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
- Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
- Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
En relación con lo anterior, www.liibros.com podrá ejecutar las siguientes acciones:
- Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
- Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
- Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
- Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
- Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.
La Autorización
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados , www.liibros.com requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
- Quien es el responsable o encargado de recopilar la información.
- Datos recopilados.
- Finalidades del tratamiento
- Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
- Información sobre recolección de datos sensibles.
Protección Datos Personales de Menores de Edad y Adolescentes
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, www.liibros.com asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice www.liibros.com deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
Forma de proceder respecto a las Consultas y Solicitudes hechas por los titulares de los Datos
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
- A) Procedimiento para el trámite de Reclamos o Solicitudes
Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a www.liibros.compor parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
- La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, dirigido a www.liibros.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
- Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga «reclamo en trámite» y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El solicitante recibirá una respuesta por parte de www.liibros.com entro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.
- Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
C) Responsable del Tratamiento
www.liibros.com Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
Nombre de fantasía: www.liibros.com
Razón Social: www.liibros.com
Correo: libros@liibros.com
Políticas de Seguridad Informática
Para www.liibros.com es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, se permite informar que internamente la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
- Políticas en la Infraestructura tecnológica perimetral en la red de datos (Sistema de prevención de intrusos (IPS), Firewalls, correo seguro, control de contenido, control de acceso a la red NAC, antivirus y anti X).
- Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información, aplicaciones y bases de datos (Plataforma MS directorio activo, módulos de seguridad, cifrado PGP).
- Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas ante desastres (DRP Disaster Recovery Plan).
- Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la organización de malware.
- Políticas de implementación tecnológica que impide la utilización de dispositivos USB de almacenamientos no autorizados.
- Políticas de implementación tecnológica que controla el envío y transmisión electrónica caracterizada como confidencial (DLP – Data Loss Prevention-, Transfer).
- Uso de diferentes ambientes en las plataformas críticas, para que desarrolladores y consultores puedan trabajar sin problema (DEV desarrollo, QA calidad y PDN Productivo).
- Políticas de implementación tecnológica que respalda la información contenida en las distintas plataformas.
- Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de información.
- Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros.
- Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados.
- Procedimientos de Autocontrol y respuesta a Auditoría interna y Externa.
- En todos los eventos que se realizan, en los cuales se captura información del cliente se incluye el párrafo de Habeas data, con sus respectivas implicaciones.
- Aviso Habeas Data. Por el hecho de participar en el Evento, todo participante declara conocer y autorizar de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada a www.liibros.com para recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos o información parcial que le suministró, y a efectos de participar en el Evento; así como para transferir dichos datos o información parcial o total a sus comercios y empresas con el fin de que www.liibros. compueda ofrecer sus productos y/o servicios a sus clientes de una manera más personalizada y directa, y además a contactar a la persona en caso tal de resultar ser el ganador del Evento, a hacer envío de información publicitaria de las marcas propias, mailing, sms, correo directo y, comercializar todos los datos e información que de forma voluntaria suministró al momento de participar en el Evento. La utilización de la base de datos será desde el inicio del Evento hasta el día en que www.liibros.com entre en liquidación.
www.liibros.com garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos personales suministrados por sus clientes en virtud de lo dispuesto en la normatividad regulatoria del derecho al HABEAS DATA, para lo cual se permite informar:
- Que el derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar de forma gratuita la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
- Que el cliente como titular de la información podrá acceder a sus datos en cualquier momento, por lo cual podrá modificarlos, corregirlos , actualizarlos, revocar y solicitar prueba de la autorización dada si así lo considera a través de este medio o a través de las oficinas de Servicio al Cliente de los almacenes en todo el país.
- Que el cliente como titular de la información tiene la facultad o no de informar aquellos datos que libremente disponga y de elevar solicitudes respecto al uso que se la haya dado a sus datos.
- Que para el ejercicio pleno y efectivo de este derecho por parte de todos sus clientes, www.liibros.comha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar sus solicitudes y/o quejas y/o reclamos: libros@liibros.com Teléfono Cundinamarca: 9049880 DEFINICIONES:Para dar aplicación a lo dispuesto en la presente Política, se entiende por:
DEFINICIONES:
Para dar aplicación a lo dispuesto en la presente Política, se entiende por:
Aliados Comerciales: Toda persona jurídica o natural que promueve, ofrece o comercializa productos y/o servicios propios o ajenos, con los cuales www.liibros.com tiene una relación comercial para el desarrollo y amplitud de su portafolio.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Autorizado: Hace referencia a todas las personas que bajo responsabilidad de la Compañía o sus Encargados pueden realizar Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o remitida a través de cualquier medio tecnológico vigente, generada por el Responsable o por cualquier tercero designado por este para los efectos, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales suministrados.
Base de Datos: Significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
Consulta: Significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autoridades por Ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos del Responsable.
Dato(s) Personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Para efectos de la presente Política serán Datos Personales entre otros los siguientes: nombre, apellidos, edad, género, estado civil, correo electrónico, dirección de correspondencia, número de identificación, fecha de nacimiento, teléfono y profesión.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular
Dato(s) sensible(s): Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
Reclamo: Hace referencia a la solicitud del Titular de los Datos Personales o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando advierten que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad de las bases de datos y/o el Tratamiento de los mismos.
Titular: Es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
Transferencia: Se trata de la operación que realiza el Responsable o el Encargado del Tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor nacional o internacional, que, a su vez, se convierte en Responsable del tratamiento de esos datos.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El Tratamiento puede ser nacional o internacional.
PRINCIPIOS: www.liibros.com definirá su política de Tratamiento de Datos Personales teniendo en cuenta los siguientes principios:
Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo al Titular es o terceros autorizados conforme a la Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades expresamente autorizadas en la Ley.
Política de Tratamiento de Datos: Se refiere a los términos y condiciones contenidos en la presente Política de Tratamiento de Datos.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES:
www.liibros.com realizará el Tratamiento de los Datos Personales para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social, todo de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013, el Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias. El Tratamiento se podrá realizar a través de medios electrónicos, físicos, automatizados y/o utilizando cualquier medio digital conocido o por conocerse, que podrá variar dependiendo de la forma de recolección de la información.
La finalidad para la cual www.liibros.com recolecta, almacena, usa, depura, analiza, trata, circula, transmite o transfiere directa o indirectamente Datos Personales del Titular, es:
- i) El adecuado desarrollo de su objeto social, incluida la utilización de los datos para la ejecución de la relación contractual, negocio o alianza comercial existente con sus clientes, contratistas, proveedores, aliados, usuarios, empleados y terceros.
- ii) Promover sus servicios y productos y los de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, terceros aliados comerciales y los aliados de estos.
iii) Entregar o enviar sus Datos Personales a empresas vinculadas, filiales, subsidiarias y terceros aliados comerciales y los aliados de estos que requieran la información para los fines aquí descritos.
- iv) Lograr una comunicación eficiente relacionada con sus productos, servicios, estudios, ofertas, así como los de sus filiales, subsidiarias, vinculadas, terceros aliados comerciales y los aliados de estos para facilitar el acceso general a la información recolectada
- v) Enviar a través de cualquier medio de comunicación que se encuentre creado o vaya a crearse, información publicitaria, promocional y de mercadeo propia, de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, de terceros aliados comerciales o de los aliados de estos; la implementación de una estrategia global de marketing destinada a actos de promoción y publicidad de sus productos, servicios, ofertas, promociones, invitaciones, descuentos, premios, programas de fidelización, campañas, sorteos, entre otras.
- vi) Suministrar la información a terceros o aliados comerciales con los cuales www.liibros.com tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
vii) Contactar, gestionar trámites (PQR’s) y realizar evaluaciones de calidad de los productos y servicios, y en general para la actualización de datos y demás actividades de mercadeo y administración necesarias para el cabal desarrollo de su objeto social, así como de sus filiales, vinculadas, subsidiarias, terceros aliados comerciales o de los aliados de estos.
viii) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el desarrollo del objeto social, de sus filiales, vinculadas, subsidiarias, terceros aliados comerciales, o de los aliados de estos.
- ix) Dar a conocer, transferir y/o transmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiares o subsidiarias de www.liibros.com o a terceros en virtud de un contrato, la Ley o cualquier relación jurídica que así lo requiera o para implementar servicios de almacenamiento o computación en la “nube”.
- x) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
- xi) Ordenar, clasificar, o separar la información suministrada; así como para verificar, confirmar, validar, investigar y comparar la información suministrada por el Titular con cualquier información obtenida legítimamente.
xii) Seguridad y mejoramiento del servicio y la experiencia del Titular a través del Portal.
xiii) Realizar las gestiones tributarias, contables, fiscales y de facturación que sean necesarias.
xiv) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por www.liibros.com con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagrados en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
Los Datos Personales que sean suministrados por el Titular serán tratados y utilizados solamente para las finalidades aquí previstas, y por un plazo contado desde el momento que se otorgó la autorización hasta el plazo determinado para la vigencia de la empresa www.liibros.com
La información suministrada por el Titular podrá ser compartida con agencias, encargados de la información, proveedores de servicios, aliados comerciales, aliados de estos, y terceros en general que presten servicios a www.liibros.com o a terceros en nombre y por cuenta de www.liibros.com
www.liibros.com no solicita ni realiza Tratamiento sobre datos sensibles.
www.liibros.com garantiza que los mecanismos a través de los cuales hace uso de los Datos Personales son seguros y confidenciales, ya que cuentan con mecanismos de seguridad informática y los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas.
La recolección, almacenamiento, el uso, depuración, análisis, circulación, transmisión o transferencia, circulación o supresión de Datos Personales por parte de www.liibros.comrequiere siempre del consentimiento previo, expreso e informado del Titular de aquellos. En cumplimiento de la legislación vigente, www.liibros.comha dispuesto los siguientes mecanismos para obtener la autorización o ratificación por parte del Titular de los Datos Personales:
La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro que permita garantizar su posterior consulta, o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir que el Titular otorgó su autorización para almacenar sus datos en nuestra Base de Datos. Para los efectos se entiende por autorización aquella dada mediante mecanismos tecnológicos tales como pero sin limitarse a un “click” de aceptación a nuestros Términos y Condiciones y la Política para el Tratamiento de Datos Personales, al momento de ingresar sus datos para el envío de correos electrónicos, o “Newsletter”; el diligenciamiento de formularios en el sitio www.liibros.comy/o mediante la suscripción por medio de aplicaciones de terceros tales como pero sin limitarse a Facebook, Instagram o LinkedIn.
Con este procedimiento de Autorización consentida se garantiza expresamente que el Titular de los Datos Personales conoce y acepta que www.liibros.com recolectará, almacenará, usará, depurará, analizará, circulará, transmitirá, transferirá, actualizará o suprimirá en los términos de Ley, la información para los fines que al efecto le informe de manera previa al otorgamiento de la autorización, y para la finalidad contenida en el presente documento.
En la autorización solicitada por www.liibros.com se establecerá como mínimo: (i) La identificación completa de la persona de quien se recopilan Datos Personales; (ii) La Autorización (iii) La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, y; (iv) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados por el Titular de los mismos.
Será responsabilidad de www.liibros.com adoptar las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo autorización por parte de los Titulares.
Los Titular es de Datos Personales podrán solicitar en cualquier momento y sin limitación de ninguna índole, la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013, es decir el 27 de junio de 2013 se enviará un correo electrónico a todas las personas respecto de las cuales www.liibros.com posea Datos Personales informándoles acerca de la implementación de la Política de Tratamiento de Datos Personales www.liibros.com y el modo de ejercer sus derechos. En dicho correo electrónico se incluirá el Aviso de Privacidad en el cual se incluirá como mínimo: i) Nombre o razón social y datos de contacto de www.liibros.comii) Los mecanismos de acceso por los cuales el Titular es pueden acceder a los datos registrados en la base de datos de www.liibros.com en los cuales se dará a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de www.liibros.com y los cambios sustanciales que se produzcan a la misma.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de envío de la comunicación, el Titular no ha dado respuesta o no se ha contactado por cualquier medio con www.liibros.com para solicitar la supresión de sus datos personales, se podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos.
De igual forma y para garantizar que el Aviso de Privacidad llegue a todos los empleados, proveedores, clientes, usuarios, y terceros que puedan tener cualquier tipo de relación con www.liibros.com, el mismo se publicará en la página web: www.liibros.com
Será obligación de www.liibros.com llevar registro y tener soporte de todas las autorizaciones emitidas por el Titular o en su defecto del envío de la comunicación a que hace referencia el presente artículo. Todos los soportes deberán estar disponibles en todo momento mientras se lleve a cabo el Tratamiento de Datos Personales y cinco (5) años más. Para el almacenamientowww.liibros.compodrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS:
El Titular autoriza a www.liibros.compara que realice la transferencia o transmisión internacional de Datos Personales, garantizando los niveles adecuados para la protección de mismos y el cumplimiento de los requisitos contemplados en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios; así mismo, autoriza a www.liibros.com para que realice el envío y/o transmisión internacional de Datos Personales a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio nacional para el Tratamiento de Datos Personales en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios.
DERECHOS DEL TITULAR ES DE LA INFORMACIÓN
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a www.liibros.com Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar cuando proceda prueba de la autorización otorgada a www.liibros.com
Ser informado por www.liibros.como el Encargado del Tratamiento, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales; Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2.012, previo agotamiento del procedimiento de reclamaciones establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. De igual forma, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que los Responsables o Encargados han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.
DEBERES DE www.liibros.com
En calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, www.liibros.com sus contratistas y sus trabajadores se comprometen a cumplir con los siguientes deberes:
Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar copia de la comunicación y de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En caso de compartir y/o actualizar la información con algún Encargado del Tratamiento, garantizar que la autorización dada por el Titular sea suficiente y que la información misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos del presente Manual y la Política de Tratamiento de Datos Personales www.liibros.com
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales www.liibros.com
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cumplir con las demás disposiciones contenidas en la Ley y en los decretos reglamentarios.
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite” cuando corresponda.
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a través de la página web de www.liibros.com los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos, así como cualquier modificación a la Política de Tratamiento de Datos Personales.
En cumplimiento a la prohibición expresa contenida en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2.013 www.liibros.com se abstiene de recolectar datos personales de niños, niñas y adolescentes en sus bases de datos.
ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: El Titular, su representante o causahabiente podrá presentar en cualquier momento y de manera gratuita, consultas, peticiones y/o reclamos ante www.liibros.com para conocer, actualizar, rectificar, solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización. Por esta razón, es responsabilidad de todo el equipo de trabajadores directos e indirectos de www.liibros.com sin excepción, cumplir con la Política de Tratamiento de la Información, y en especial con la debida atención de las peticiones, quejas y reclamos que el Titular presente ante la compañía por este concepto.
Para ejercer sus derechos, el Titular o quien actúe en su nombre y representación, podrá presentar sus peticiones, quejas y/o reclamos ante www.liibros.compor los siguientes medios:
- i) Por correo electrónico a: administracion@ciudadverde.online
- ii) Teléfono: 9049880 en Bogotá.
iii) Comunicación escrita por medio electrónico mediante la página web de www.liibros.com
El área responsable del manejo y tratamiento de la bases de datos, según el caso, será siempre el responsable del departamento de servicio al cliente quien estará encargado de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular en ejercicio de sus derechos.
La atención de una consulta, petición, queja o reclamo (PQR), recibida por escrito, correo electrónico, por medio electrónico, vía telefónica o verbalmente, se tramitará de acuerdo al siguiente procedimiento:
CONSULTA: Cuando la pretensión principal sea una consulta, es decir, se consulte la información personal de El Titular que repose en la base de datos de www.liibros.com el procedimiento será el aquí establecido:
La consulta se formulará mediante el diligenciamiento de los formatos de PQR www.liibros.com contenidos en la página web o al correo electrónico: libros@liibros.com
Una vez recibido la consulta se deberá dar respuesta a El Titular, cualquiera que ella sea, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a El Titular, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMO: Cuando la pretensión principal sea un reclamo, es decir, cuando el Titular considere que la información contenida en las Bases de Datos de www.liibros.com debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 por parte de www.liibros.comel procedimiento será el aquí establecido:
(i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o Encargado de la Información, con el número de identificación de el Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que considere necesarios.
(ii) Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá a el Titular o quien hiciera sus veces dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del reclamo a fin que subsane los errores.
(iii) Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, el Titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
(iv) Una vez se reciba un reclamo con el lleno de los requisitos, se deberá incluir el mismo en las bases de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles identificándolo con una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido
(v) Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, el Titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
(vi) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
(vii) En caso que www.liibros.com reciba un reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado, en la medida de lo posible, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
(viii) Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada
RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES:
www.liibros.com rectificará, actualizará o suprimirá a solicitud del Titular, cualquier tipo de información, según el procedimiento y los términos señalados en el artículo anterior. Tratándose de rectificación y/o actualización, las correcciones propuestas deberán estar debidamente fundamentadas.
El Titular de la información en todo momento tendrá derecho a solicitar la eliminación total o parcial de sus Datos Personales y para ello se seguirá el procedimiento establecido en el punto 10 anterior. www.liibros.com sólo podrá negar la eliminación cuando: i) El Titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; ii) La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso, y; iii) En los demás casos contemplados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando sea procedente.
MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:
www.liibros.com adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente.
DESIGNACIÓN:
www.liibros.com designa al departamento de servicio al cliente o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de Datos Personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Política de Tratamiento de Datos Personales www.liibros.com
VIGENCIA:
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales www.liibros.com estará vigente por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la empresa o sus prórrogas.
De igual forma le recordamos que usted tiene el derecho de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales en cualquier momento, para lo cual les solicitamos comunicarnos su decisión a la cuenta de correo anteriormente mencionada o mediante la página web www.liibros.com
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos